CRM poslovna rješenja

IG MICE sustav za upravljanje organizacijom događanja

Poslovna rješenja za organizaciju događaja (event management, MICE)

Organizacija događaja (engl. izraz „event management“) je vrlo širok pojam kojeg se pokušava detaljnije opisati užim kontekstom primjene. U primjeru korištenja poslovnog rješenja u kongresnom turizmu, odnosno u poslovima organizacije poslovnih događaja, nekad se koristi kratica MICE, što se odnosi na engleske riječi: Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions, što bi se na hrvatskom jeziku odnosilo na različite vrste poslovnih događanja: Sastanci, Motivacijska putovanja, Kongresi, Izložbe. Neki od poslovnih motivatora za razvoj MICE turizma su povećani prihodi od većinom poslovnih korisnika, produljenje glavne turističke sezone, prihodi od dodatnih sadržaja, podizanje atraktivnosti destinacija.

U nastavku ovog opisa biti će više riječi o poslovnom rješenju namijenjenom prvenstveno organizaciji poslovnih kongresa koje u sebi sadrži najveći broj poslovnih procesa i funkcionalnih modula koji se po želji mogu odabrati u sklopu ciljanog specifičnog poslovnog rješenja.

Osnovne funkcionalnosti poslovnog rješenja:

• Portal za sudionike i organizatore
• Integracija s web sučeljem
• Sustav registracije korisnika
• Akreditacije
• Administracija predavanja i predavača
• Izdavanje ponuda
• Izdavanje računa
• Praćenje statusa online uplata
• Integracija sa sustavom za kontrolu ulazaka
• Integracija s računovodstvenim i financijskim sustavom (ERP)
• Ankete po kategoriji sudionika
• Analiza podataka - izvještajni modul
• Komunikacija sa sudionicima

Osnovne poslovne uloge u sustavu:

• Sudionik (razne kategorije): gost, sponzor, novinar, predavač…
• Organizator
• Administrator sustava

Prednosti korištenja sustava po poslovnim ulogama:

Organizator

• Olakšana komunikacija, svi djelatnici organizacijskog odbora imaju pristup istoj bazi podataka (mogućnost primjene različitih razina prava pristupa podacima osobe s personaliziranim postavkama)
• Veća produktivnost zaposlenika: jedna osoba ima mogućnost vođenja više evenata u isto vrijeme u istom programu (posebna baza za svaki event jednim klikom)
• Svi podaci na jednom mjestu
• Jednostavna promjena atributa koji se traže pri prijavi
• Jednostavnija i brža komunikacija sa sudionicima po kategorijama
• Jednim klikom dobija se izvještaj po odabranim kriterijima
• Jednostavnost korištenja i standardiziran radni proces, povećana fleksibilnost u primjeni na nove događaje ili od strane novih korisnika
• Podaci/informacije u realnom vremenu
• Praćenja radnih aktivnosti osoba koje rade na organizaciji i realizaciji događaja
• Mobilni pristup bazi podataka
• Analiza prikupljenih podataka, napredno pretraživanje i izvještavanje prema željenim podacima i unaprijed definiranim kriterijima usporedbe

Sudionik

• Brz i jednostavan pristup informacijama u realnom vremenu putem korisničkog portala
• Jednostavna promjena podataka i prijava ili odjava na razna događanja
• Pravovremeno dobivanje ponuda i računa odmah po prijavi odnosno uplati

Opis osnovnih procesa u sustavu „igMICE“:

PRIJAVA SUDIONIKA

• Pozivanje sudionika na temelju određene baze podataka (na način da baza već postoji u igMICE-u, ili da se podaci iz Excel-a uvezu u program)
• Zaprimanje prijava (online): grupne i pojedinačne, te automatsko slanje potvrde o zaprimljenoj prijavi
• Mogućnost rezervacije smještaja u sklopu prijave
• Mogućnost rezerviranja prijevoza/ transfera na ugovorenim relacijama
• Automatsko slanje potvrde o odobrenoj akreditaciji personalizirano
• Naplata kotizacija za sudjelovanje osoba s obavezom plaćanja (mogućnost online sustava naplate)
• Kreiranje cjenika kotizacija
• Automatsko kreiranje ponuda i računa po plaćenim ponudama
• Unos više platitelja po ponudama za jednog polaznika
• Opcija plaćanja preko virmana
• Mogućnost kreiranja ponuda i računa u različitim valutama s obzirom na državu platitelja
• Praćenje broja prijavljenih, odobrenih, naplaćenih… (statusa sudionika)
• Administracija predavanja i predavača

KORISNIČKI PORTAL

• Ažuriranje osobnih podataka, promjena podataka upisanih prilikom prijave
• Primanje obavijesti o novostima
• Prijava na događanja (opcija prijave samo na dopuštena događanja po kategoriji)
• Mogućnost dobivanja podsjetnika u obliku mail-a ili sms poruke za prijavljena događanja
• Pregled sadržaja
• Rezervacija/promjena smještaja
• Ankete (objava anketa na webu po kategoriji sudionika i njihova administracija)
• Mogućnost prijave na dodatne sadržaje koji su omogućeni sudionicima a ne spadaju pod sam event (npr. obilazak grada, posjet muzeju, razni izleti….). Ako je broj mjesta ograničen, sudionik će dobiti obavijest da je već sve popunjeno te da će mu se organizator javiti ako se otvore nova mjesta. Organizator dobiva jednako tako automatsku poruku da se netko pokušao prijaviti i na temelju toga može povećati broj grupe.

IZDAVANJE AKREDITACIJA

• Automatski ispis akreditacija prilikom prijave na event-u ili već pripremljene kartice
• Preuzimanje akreditacije
• Preuzimanje materijala
• Evidencija o preuzimanju akreditacija i materijala
• Hostese na izdavanju imaju određen pristup bazi tako da mogu pomoći sudionicima ako zaborave na što su prijavljeni i gdje imaju pristup

PROGRAM

• Definiranje programa (slot, dvorana, predavač)
• Nominacije predavanja
• Prijava predavača
• Prijava predavanja
• Odobrenja predavanja
• Raspored predavanja po slot-ovima
• Službeni dio (predavanja, paneli, radionice…)
• Neslužbeni dio (zabavni sadržaj, večere…)

EVIDENCIJA POSJEĆENOSTI

• Kontrola ulaska (praćenje i kontrola ulaska na predavanja, radionice, panele, sva definirana događanja te praćenje i kontrola izdavanja konferencijskih materijala)
• Integracija sustava za praćenje i kontrolu ulaska s igMICE-om
• Izvještaji o posjećenosti
• Pregled strukture publike (npr. predavač prije samog predavanja može vidjeti tko sjedi u publici)

SMJEŠTAJ

• Evidencija rezerviranog smještaja, plaćenih ponuda i objava Rooming lista
• Smještajni kapacitet (prikaz raspoloživosti, rezervacija smještaja…)
• Mogućnost unosa neograničenog broja hotela i soba
• Odabir različitih tipova soba i pripadajućih cjenika (po sobi, po osobi) te unos kapaciteta po sobi
• Opcija Sharing Room – Room-mate ili Accompanying Person
• Dodatne opcije prehrane (Vege, Macro itd.)
• Automatski kreirane Rooming liste za svaki pojedini hotel
• Opcija "Extended stay" za produženi boravak u hotelu nakon kongresa
• Mogućnost spajanja na rezervacijski sustav

EVIDENCIJA I IZVJEŠTAVANJE

• Evidencija svih sudionika po kategorijama (broj prijavljenih sudionika, broj naplaćenih kotizacija, broj podignutih akreditacija, posjećenost po predavanju…)
• Mogućnost dobivanja izvještaja s kriterijem bilo kojeg unesenog atributa jednim klikom (npr. ukupan postotak žena, broj akreditiranih ljudi po firmi, svi koji dolaze zadnjih 5 godina na event, popis sudionika koji su pretplatnici mobilnog operatera itd.)

KOMUNIKACIJA SA SUDIONICIMA

• Kanali komunikacije (e-mail, korisnički portal, SMS, telefon, info-pult…)
• Komunikacija s ciljanom grupom sudionika po različitim kriterijima (npr. mail namijenjen samo VIP sudionicima, mail namijenjen samo ženama…)
• Reaktivni i proaktivni oblici komunikacije (slanje obavijesti o novostima putem navedenih kanala, odgovori na pitanja…)

AKTIVNOSTI NAKON ZAVRŠENOG PROJEKTA

• Evaluacija cijelog projekta i odrađivanje daljnjih akcija prema sudionicima, postojećim i potencijalnim klijentima
• Financijski izvještaji